Главная › Услуги › Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе.

Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора и прием на работу;.

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● поощрение работников;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● аттестация работников;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке,  свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

  • инструкции по охране труда по профессиям;
  • журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
  • журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Обратите внимание

В соответствии с подп. «а»  ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

ДокументКаким документом регламентируетсяПримечаниеСрок хранения
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Статья 189 ТК РФПри приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.Постоянно
Положение о защите персональных данных работниковСтатья 86 ТК РФПри приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.Постоянно
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.Постоянно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимИнструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
Приходно-расходная книга по учету бланков  трудовых книжек и вкладышей к нимИнструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами,  срок хранения которых составляет 75 лет)
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулированииРаздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФПри наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.Постоянно
Положение о системе обученияСтатьи 196, 197 ТК РФПри наличии системы обучения в организации.Постоянно
Положение об аттестации работниковСтатья 81 ТК РФПри проведении аттестации по решению работодателя.Постоянно
График отпусковСтатья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.1 год
Трудовой договорСтатьи 16, 56, 57, 67 ТК РФЗаключается в письменной форме с каждым работником.75 лет
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям—Принимаются по решению работодателя.Постоянно
Приказы о приеме на работуСтатья 68 ТК РФИздаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.75 лет
Приказы о переводе на другую работуСтатья 72.1 ТК РФИздаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).75 лет
Приказы об увольненииСтатья 84.1 ТК РФ—75 лет
Приказы по основной деятельности—Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
Приказы о предоставлении отпусковГлава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Издаются на основании графика отпусков или заявления работника5 лет
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платыСтатья 128 ТК РФОтпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).5 лет
Личная карточка работника (форма Т-2)Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.Ведется на каждого работника.75 лет
Трудовая книжкаСтатья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
Договоры о полной материальной ответственностиПриложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.5 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности		Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя5 лет
Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работуТо же—75 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении		То же—75 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков		То же—75 лет

Журнал регистрации командировочных удостоверений		То же—75 лет
Табель учета рабочего времениЧасть 3 статьи 91 ТК РФРаботодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником75 лет
График сменностиСтатья 103 ТК РФДоводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.1 год
Журнал учета проверок инспектирующих органовФедеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лицаПостоянно

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий		Положение об аттестации работников предприятияОформляются аттестационной комиссией 15 лет
Табели и наряды работников вредных профессийЧасть 3 статьи 91 ТК РФСоставляются ежемесячно.75 лет
Списки работающих на производстве с вредными условиями трудаПостановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.75 лет
Списки работников, уходящих на льготную пенсию——50 лет
Переписка о назначении  — государственных пенсий и пособий;- льготной пенсииТо же—5-10 лет
Инструкции по охране труда по профессиямРаздел 10 ТК РФ—Постоянно
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)Раздел 10 ТК РФ—10 лет
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствованияСтатья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)—5 лет
Акты о несчастных случаяхПостановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
—
45 лет

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний		——45 лет

Оптимизация работы отдела кадров в Мытищах

Своевременная оплата работы персонала, больничных листов, подготовка документов в государственные социальные органы – это дело бухгалтера, но выполняется эта работа на основании материалов, предоставляемых кадровым учетом. Поэтому наша компания предоставляет полный спектр услуг по оптимизации работы отдела кадров в Мытищах и Мытищинском районе.

Выгодное предложение

Наша компания предлагает услуги высококлассных специалистов экспертного уровня, которые помогут упорядочить кадровый учет на вашем предприятии в Мытищах и вывести работу вашего отдела кадров на новый уровень. Это позволит выровнять или даже повысить финансовые показатели предприятия и облегчит учет труда и заработной платы со всеми сопутствующими видами отчетности.

Сервис предусматривает:

1

Аудит состояния кадрового учета нашим экспертом. Целью проверки является выявление недостатков и способов их устранения.

2

Восстановление оптимального учета труда и заработной платы.

3

Консультации по Трудовому Кодексу и праву, правилам оформления кадровых документов.

4

Обучение персонала актуальным нормам ведения кадрового учета.

Если вы передаете бухгалтерский учет нам в аутсорсинг, то учет труда и заработной платы является естественной составляющей пакета. В этом случае вы просто своевременно направляете курирующему сотруднику сканы учетных документов персонала, и вся работа выполняется в автоматическом режиме.

Преимущества аутсорсинга кадрового учета трудно переоценить:

✔

экономия на заработной плате, соцпакете и содержании рабочего места кадровика;

✔

высокая квалификация специалиста, который будет вести ваш кадровый учет;

✔

систематическое обновление базы данных в соответствии с требованиями законодательства;

✔

бесплатные консультации специалиста по всем нюансам Трудового Кодекса и права, включая нюансы трудовых соглашений.

Компаниям-новичкам мы предлагаем сервис организации кадрового учета с нуля. Для этого нашему специалисту понадобятся только копии учредительных документов. Мы сами разработаем и затем согласуем с вами штатное расписание, типовые тексты трудовых договоров, личные карточки, образцы приказов и локальных актов. Кроме того, правильно оформим в штат руководителя, организуем ведение трудовых книжек и прием на работу сотрудников.