Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе.
Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.
В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.
Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
● организация труда работников;
● заключение трудового договора и прием на работу;.
● перевод на другую работу;
● предоставление работникам отпусков;
● поощрение работников;
● наложение на работников дисциплинарных взысканий;
● аттестация работников;
● ведение штатного расписания;
● учет использования рабочего времени;
● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
● оформление служебных командировок;
● прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда
Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.
- инструкции по охране труда по профессиям;
- журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.
Обратите внимание
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Оптимизация работы отдела кадров в Мытищах
Своевременная оплата работы персонала, больничных листов, подготовка документов в государственные социальные органы – это дело бухгалтера, но выполняется эта работа на основании материалов, предоставляемых кадровым учетом. Поэтому наша компания предоставляет полный спектр услуг по оптимизации работы отдела кадров в Мытищах и Мытищинском районе.
Выгодное предложение
Наша компания предлагает услуги высококлассных специалистов экспертного уровня, которые помогут упорядочить кадровый учет на вашем предприятии в Мытищах и вывести работу вашего отдела кадров на новый уровень. Это позволит выровнять или даже повысить финансовые показатели предприятия и облегчит учет труда и заработной платы со всеми сопутствующими видами отчетности.
Сервис предусматривает:
1
Аудит состояния кадрового учета нашим экспертом. Целью проверки является выявление недостатков и способов их устранения.
2
Восстановление оптимального учета труда и заработной платы.
3
Консультации по Трудовому Кодексу и праву, правилам оформления кадровых документов.
4
Обучение персонала актуальным нормам ведения кадрового учета.
Если вы передаете бухгалтерский учет нам в аутсорсинг, то учет труда и заработной платы является естественной составляющей пакета. В этом случае вы просто своевременно направляете курирующему сотруднику сканы учетных документов персонала, и вся работа выполняется в автоматическом режиме.
Преимущества аутсорсинга кадрового учета трудно переоценить:
✔
экономия на заработной плате, соцпакете и содержании рабочего места кадровика;
✔
высокая квалификация специалиста, который будет вести ваш кадровый учет;
✔
систематическое обновление базы данных в соответствии с требованиями законодательства;
✔
бесплатные консультации специалиста по всем нюансам Трудового Кодекса и права, включая нюансы трудовых соглашений.
Компаниям-новичкам мы предлагаем сервис организации кадрового учета с нуля. Для этого нашему специалисту понадобятся только копии учредительных документов. Мы сами разработаем и затем согласуем с вами штатное расписание, типовые тексты трудовых договоров, личные карточки, образцы приказов и локальных актов. Кроме того, правильно оформим в штат руководителя, организуем ведение трудовых книжек и прием на работу сотрудников.